ORGANIZAÇÃO E TRABALHO

Olá pessoal! Faz tempo que não apareço por aqui né? Então, eu fiquei mesmo cuidando da família, os filhos de férias e mesmo adultos ainda requerem minha atenção! Incrível não? Mas é assim mesmo: "filhos criados trabalho dobrado"!! E eu adoro isso, não estou reclamando, para mim é algo que faço com todo amor e carinho! Além de tudo isso, tem o bomrido( estou usando um termo da amiga Eliene rsrs) que também reclama atenção e como boasposa(rsrs esse termo é novo) e apaixonada, também faço questão de mimà-lo! Tem também os pais! E olha que eles estão comigo nessa jornada, me ajudando a criar os filhos e a seguir com a vida de maneira tranquila, claro também pedem atenção da filhota aqui! rsrs  Mas..como não posso deixar de estar aqui, meu bloguinho que amo, minhas amigas e amigos que também amo; aproveitei que hoje saí mais cedo do serviço e consegui esse tempinho para me dedicar a postar algo bacana e, que espero ser tema de alguns dias a frente.  Quero falar sobre a Organização no Trabalho, algo que acho primordial  para que seus projetos,  já de cara possam ter credibilidade antes mesmo de colocá-los em prática.
Eu sempre fui organizada no trabalho, mas não de forma correta; com o tempo e as pessoas, aprendi que precisamos estabelecer metas e procurar ao máximo cumpri-las. Eu recebo um newsletter da empresa Timming e há alguns meses recebi um sobre retrabalho. Dicas ótimas que comecei a por em prática e deram certo! Consegui inserir na minha equipe de trabalho e os funcionários adotaram(de início meio desconfiados) e o trabalho deles rendeu muito mais! Lógico que adequei ao meu sistema de trabalho, pois, nem sempre conseguimos programar o serviço do dia.  Por isso apresento a vocês esse texto , que realmente funcionou comigo e espero ajudà-los de alguma forma!  Na semana tentarei postar mais sobre o tema, espero que gostem!

RETRABALHO

Ansiedade, precipitação, pressupostos falsos, má comunicação, falta de pensar antecipadamente, falta de revisão e controle são, geralmente, as causas principais do retrabalho. Para eliminar este grande e frequente desperdiçador de tempo, esforços e energia, precisamos cultivar e desenvolver novas maneiras de pensar e de agir. Veja abaixo quinze dicas poderosas para evitar o retrabalho.


1. Antes de iniciar um trabalho, planeje-o. Isso diminuirá o tempo de sua execução e evitará erros e falhas. Pense em como fazer bem feito e entregá-lo sem erros já na primeira vez. Pense em como certificar- se de que o trabalho será de fato completado corretamente.


2. Lembre-se que o retrabalho (fazer duas ou mais vezes uma mesma tarefa devido a erros) é quase sempre causado por ansiedade, precipitação, pressupostos falsos, má comunicação, falta de pensar antecipadamente sobre a melhor maneira de fazer a tarefa, e falta de revisão e controle.


3. Pressuponha sempre que problemas, erros e falhas de atuação e/ou comunicação são possíveis de acontecer e que poderão ocorrer.


4. Desenvolva uma atitude preventiva. Sempre espere que haja um erro, falha, esquecimento, atraso. Procure preveni-los antes que ocorram.


5. Mantenha um registro de problemas, erros e falhas mais comuns cometidos por você ou por terceiros envolvendo você, e aprenda com estes erros, lembrando-se deles e evitando-os no futuro.


6. Mantenha checklists (listas de verificação) para servir de memória e controle ao realizar tarefas que tenham itens para lembrar e/ou verificar.


7. Crie (e use) formulários padronizados para tarefas e comunicações que você faz regularmente. Ao preencher os campos destes formulários, você poderá lembrar-se de coisas que talvez sem estes formulários não se lembraria.


8. Procure fazer seus trabalhos e entregar suas tarefas antes do prazo final (deadline) estabelecido. Se o prazo final for dia 30, por exemplo, estabeleça a entrega (data-alvo) para alguns dias antes. Assim, além de você estar prevenindo a possibilidade de atrasos e/ou necessidade de correção do trabalho, você estará se prevenindo contra o stress de trabalhos feitos em cima da hora, que aumentam a probabilidade de erros e portanto de retrabalho.


9. Certifique-se de que tudo o que você está fazendo, está sendo feito corretamente. Por exemplo, ao enviar um e-mail, certifique-se de que o destinatário realmente o recebeu. Ao transcrever dados, certifique-se de que os mesmos foram copiados corretamente. Ao escrever o nome de alguém, tenha a certeza de que o mesmo foi anotado com a grafia correta.


10. Ao comunicar-se com uma pessoa, certifique-se de que a sua mensagem foi de fato compreendida e/ou anotada corretamente. Lembre-se de que nem sempre o que você diz é de fato o que os outros estão compreendendo. Peça para a outra pessoa repetir o que entendeu ou anotou da sua mensagem.


11. Ao receber informações de terceiros, certifique-se de que aquilo que a pessoa lhe passou foi mesmo o que você compreendeu e anotou. Repita a mensagem em voz alta.


12. Sempre parta da premissa de que aquilo que a pessoa lhe informa não é tudo o que a pessoa deve ou pode lhe informar nem é tudo o que você precisa saber. Verifique o que falta e pergunte sempre mais.


13. Sempre que você estiver anotando um recado para uma outra pessoa, coloque-se no lugar dela e procure fazer perguntas que possam ajudar na transmissão da informação (o que, quem, para que, como, onde, quando, por que...)


14. Fique atento às dúvidas, duplos sentidos, e lacunas que normalmente as mensagens trazem e procure esclarecê-las.


15. Lembre-se que a causa de retrabalho são erros. Portanto, planeje antecipadamente. Preveja e previna possíveis falhas, enganos e erros. Ao executar qualquer tarefa, revise, confira, teste, reveja, averigue, certifique-se. Retrabalho é um grande desperdício. Faça certo na primeira vez.


Questões para Reflexão e Ação:
• Em que áreas ou atividades eu frequentemente tenho retrabalho?
• A quais pontos acima devo estar mais atento?
• Que medidas preventivas posso adotar para evitar o retrabalho?

Boris Drizin,Sócio-diretor da TIMING Desenvolvimento Empresarial, Administrador, Mestre e Doutor em Administração pela EAESP/FGV


FONTE: Este texto faz parte do workbook (Livro de exercícios e leitura) que é distribuído no Curso da TIMING "Administração do Tempo, Produtividade Pessoal e Eficácia no Trabalho".

E para todas(os) vocês muitos beijos com boquinhas e abraços gostosos!